Günümüzde küçük ya da büyük bütün işletmelerin profesyonel veya amatör bir şekilde finansal işlerini ve müşterilerini takip etmesi gerekiyor! Bu takip işleminin ise en çok tercih edilen programı Excel…
Excel aslında kullanım olarak sizin birçok verinizi muhafaza etme işlevine sahip görünse de bazı sorunlara sebep olabiliyor. Üstelik çok kapsamlı ve teferruatlı bir program… Tam anlamıyla kullanabilmek için neredeyse bir programlama dili öğrenmek kadar çaba sarf etmeniz gerekiyor. O yüzden sadece bu işler için yapılmış yazılımları ve programları tercih etmek son derece hayat kurtarıcı olabiliyor. Daha az zaman harcamanızı sağlayıp, daha fazla güvenli olan bu programların kesinlikle Excel yerine tercih edilmesi gerekiyor.
Peki, Gelelim Excel’i Neden Tercih Etmememiz Gerektiğine!
- Excel Ortak Çalışmaya Müsait Değil!
Bir Excel dosyası oluşturduğunuz zaman, hukuk büronuzdaki diğer kişilerle bunu paylaşıp aynı anda veri işleme şansına ne yazık ki sahip değilsiniz. Bu da ofis içerisindeki işlerin yavaşlamasına ve bazen de aksamasına sebebiyet veren önemli bir konu. Dosyanın bir bilgisayardan diğerine sürekli taşınması zorunluluğu var. Bir kişi dosya üzerinde çalışırken ise diğeri mecburen beklemek zorunda!
- Güvenlik Sorunu
Önemli veriler tutan ve önemli veriler ile işi olan herkesin canını sıkan durumlardan biridir, güvenlik sorunu… Dijital dünyanın nimetlerinden çok iyi yararlanmayı bilmemiz gerektiği gibi onun yarattığı tehlikelerden de kendimizi bir o kadar güvende tutmayı öğrenmemiz gerekiyor. Bu durumda ise baş etmemiz gereken birincil düşmanlarımız virüsler diyebiliriz. Son zamanlarda özellikle avukatların hem canını hem cebini yakan bir virüs çok yaygınlaşmış durumda. CryptoLocker virüsü…
Bu virüs, fidye isteyen zararlı yazılım. Virüs, bilgisayarınıza girerek tüm dosyalarınızı şifreliyor ve şifrelediği her bir klasör için sizden para istiyor. Tabi ki Excel dosyaları da bu virüsten nasibini alan temel programlardan biri…
- Veri Boyutu Büyüdükçe Dosyanız Yavaşlar!
Çok fazla veri oluşmaya başladıkça program kendi içinde bir yavaşlama gösterir. Bu da sizin dosya üzerinde çalışmanızı güçleştiren ve size zaman kaybettiren unsurların başında gelir.
- Her Bir Konu İçin Ayrı Dosya Tutulması
Yapılan iş bölümünün farklı olması ya da dosya üzerinde ilerlenen konunun çok farklı olmasından kaynaklanan doğal ve zorunlu sebeplerle her konu için ayrı bir Excel dokümanının tutulması gerekir. Bu da hem sizi hem bilgisayarınızı yoran bir işlemdir. Dosyaların içinde kaybolmadan belirli bir düzen içinde çalışmak ya da onları güvende tutmak giderek güçleşir.
- Yedekleme
Eğer bir Excel dokümanı üzerinde çalışıyorsanız, önemli verilerinizin yer aldığı bu dosyaları her gün düzenli olarak yedeklemeniz gerekmektedir. Gerek yukarıda bahsettiğimiz virüslerden kaynaklı gerekse herhangi bir bozulma ya da arızalanma durumuna karşı verilerinizin yedeklenmesi son derece önemlidir. Fakat Excel dokümanının çoklu çalışmaya el vermeyişi, bilgisayardan bilgisayara aktarma yapılması zorunluluğu ve her gün bunların düzenli bir şekilde yedeklenmesi sizi bir hayli yoracak ve zamanınızı çalacaktır.
- Erişimin Kısıtlı Olması
Excel dokümanı üzerinde çalışmanın bir başka bağlayıcılığı da bizi araçsal ve mekânsal olarak kısıtlamasıdır. İşimiz gereği sürekli olarak ofiste oturmak durumunda değiliz elbette. Dışarıda olduğumuz zamanlar, tatilde olduğumuz ya da ofis dışında bulunduğumuz herhangi bir zaman bir veriye bakma, bulma ya da yenisini ekleme ihtiyacı her an doğabilir. Maalesef ki Excel dokümanları bize bu imkânı vermez. Mobil de ya da ofis dışında herhangi bir yerde işlemlerimizi kolayca halledemeyiz.
- Office Lisanslama Maliyeti
Eğer bir Microsoft Office programı yazılımı olan Excel’i ya da diğer yazılımları kullanıyorsanız, bu ürünlerin lisanslı halini kullanmak zorundasınız. Ve lisanslama için ücret ödemek zorundasınız. Tabi bu lisanslar da belirli sürelere sahip. Bu da demek oluyor ki her yıl belirli bir lisans ücreti ödemek durumunda kalacaksınız. Oysa sırf bu amaçla üretilmiş programların ücretleri lisans ücretlerinden çok daha uygun.
- Ne kadar Profesyonel?
Bir programdan beklentiniz ne olmalı? Özellikle bir avukatlık bürosunun başındaysanız nasıl bir programa ve nasıl bir profesyonelliğe ihtiyacınız olduğunu çok iyi analiz etmelisiniz. Güven üzerine kurulu bir meslek dalında müvekkillerinizin size gözü kapalı güvenmesini nasıl sağlayabilirsiniz?
Duruşmalarınızı yönetmenizi, müvekkilleri tanımanızı, işinizi takip etmenizi, ofis içindeki iletişimi kuvvetlendirmenizi, zamandan kazanmanızı, düzenli olarak dosya yedeklemesi yapmanızı ve onları güvenle saklamanızı, her yerden, her zaman ve her cihazdan verilerinize ulaşmanızı sağlayacak bir program kullanmalısınız.
Böylesini de nereden bulacağım ki dediğinizi duyar gibiyiz!
www.avukatbulut.com adresini ziyaret ederseniz, hepsine ve daha fazlasına ulaşabilir, her özelliği detaylı bir şekilde okuyabilir ve 1 ay ücretsiz deneyebilirsiniz.